Privacyverklaring
De Nederlandse Informatica Olympiade organiseert meerdere wedstrijden voor scholieren. We hebben hiervoor uiteraard enkele persoonsgegevens van de deelnemende scholieren nodig (formeel heet dit “een gerechtvaardigd belang”). In dit document beschrijven we welke gegevens we gebruiken, met welk doel en hoe we daarmee omgaan. De Stichting InformaticaOlympiade is verantwoordelijk voor de verwerking van de gegevens en is te bereiken op info@informaticaolympiade.nl.
WELKE GEGEVENS VERZAMELEN WE VOOR DE INFORMATICA OLYMPIADE?
Deelnemers aan de eerste ronde vullen tijdens de wedstrijd zelf hun gegevens in op het online aanmeldformulier. De volgende gegevens worden gevraagd: Naam, E-mailadres, Geboortedatum, Adres, Telefoon, Geslacht, School, Leerjaar, Naam docent. Wij vragen het adres omdat we bij het indelen van de tweede ronde rekening kunnen houden met waar de leerlingen wonen. Indien het adres niet is ingevuld dan kun je wel meedoen, maar houden we hier dus geen rekening mee. Wij vragen het geslacht voor statistische doeleindes, indien je het geslacht niet invult kun je wel meedoen. Wij vragen de geboortedatum en naam om deze op het certificaat te vermelden en te kunnen bepalen of je je kunt kwalificeren voor de internationale finale. Deelnemers waarvan de voornaam en achternaam en geboortedatum niet bekend zijn kunnen zich niet plaatsen voor de tweede ronde en krijgen geen certificaat.
Vanzelfsprekend wordt ook de inzending en het bijhorende resultaat bewaard zodat we de score kunnen berekenen.
Van de deelnemers die zich na de derde ronde plaatsen voor deelname aan de internationale informatica olympiade vragen wij vervolgens de volgende gegevens: pasfoto, geslacht geboortedatum, contactgegevens ouders, dieetgegevens, medische bijzonderheden, t-shirt maat, kopie paspoort, kopie pas zorgverzekering, kopie pas reisverzekering. Deze gegevens hebben wij nodig om vliegtickets te kunnen boeken en zorg te dragen voor noodzakelijke visa en het aanleveren van de gegevens aan het organiserend land.
WELKE GEGEVENS VERZAMELEN WE VOOR DE BEVERWEDSTRIJD?
Deelnemers aan de eerste ronde worden worden door de docent aangemeld. De volgende gegevens worden gevraagd: Naam, Geslacht, Klas, Leerjaar.
We vragen de naam om op het certificaat af te drukken. We vragen het geslacht omdat we willen zorgdragen dat alle opgaves ‘gender neutraal’ zijn, en dus voor iedereen even moeilijk. Het geslacht hoeft niet verplicht ingevuld te worden. De klas vragen we om het voor de docent makkelijker te maken de certificaten uit te delen. De klas is niet verplicht. Het leerjaar vragen we omdat we voor elk leerjaar een andere set opgaven hebben. Zonder leerjaar kun je niet meedoen.
De deelnemers die door zijn naar de derde ronde worden benaderd via de docent. We vragen dan ook de geboortedatum om deze op het certificaat af te kunnen drukken. Als de geboortedatum niet bekend is kun je wel mee doen, maar wordt deze dus niet afgedrukt.
Het is toegestaan om onder pseudoniemen deel te nemen aan de eerste ronde. Vanzelfsprekend kan er in dat geval geen goed certificaat afgedrukt worden. Je kunt alleen aan de tweede ronde deelnemen onder je eigen naam.
MET WIE DELEN WE GEGEVENS?
Onze online wedstrijdomgeving wordt gehost door een IT-bedrijf dat NEN7510:2017 en ISO27001:2013 gecertificeerd is, waar de beveiliging goed geregeld is, en waarmee we ook een verwerkersovereenkomst hebben afgesloten.
De resultaten van de beste deelnemers van de eerste ronde publiceren we op de website. De gegevens van de winnaars van de tweede ronde worden gepubliceerd met naam, klas, woonplaats, school en score op onze website. Deze gegevens komen ook in een persbericht dat naar landelijke en regionale pers wordt gezonden.
Van deelnemers die naar een internationale wedstrijd gaan geven we aan reisorganisaties (zoals KLM) de noodzakelijke gegevens om tickets te kunnen boeken. Aan de instelling die de wedstrijd organiseert, geven we alle gegevens door die nodig zijn voor de registratie van de deelnemers en het verblijf in het buitenland. Dit kan gaan om een instelling in een land buiten de EU. De organisaties achter de internationale wedstrijden dragen zorg voor het correct verwerken van de persoonsgegevens. Wij overleggen voor het doorgeven van de gegevens met de ouders over het doorgeven. Er worden geen gegevens doorgegeven zonder toestemming. Als er geen toestemming wordt gegeven kun je ook niet deelnemen.
De beste deelnemers van de informatica olympiade worden uitgenodigd voor een huldiging op het ministerie van onderwijs. Voor deze huldiging geven wij de namen van de deelnemer en aanwezige ouders door aan het ministerie.
We maken foto’s tijdens de tweede en derde ronde van de informatica olympiade en tijdens de finale van de beverwedstrijd. Deze foto’s worden door ons niet gepubliceerd, maar kunnen door individuele deelnemers achteraf worden opgevraagd. Van leerlingen die naar een internationale wedstrijd gaan publiceren wij foto’s op onze website.
WORDEN JE GEGEVENS WEER GEWIST?
We bewaren alle gegevens van de informatica olympiade in elk geval zeven jaar. Na deze termijn is een deelnemer zeker van school af en anonimiseren we de adres- en contactgegevens in onze database. Van deelnemers die gepubliceerd zijn op de website blijft deze publicatie wel staan.
We bewaren de gegevens van de Beverwedstrijd maximaal acht maanden. Na deze termijn verwijderen we alle adres en contactgegevens van de deelnemers. We bewaren nog wel welke antwoorden er gegeven zijn op basis van school, leerjaar en geslacht, dit met het ook op statistische doeleinden.
Je kunt op elk moment opvragen welke gegevens wij over jou bewaard hebben. Als je jouw gegevens gewist wilt hebben, of wilt laten wijzigen, dan kan dat op elk moment. (Tijdens het wedstrijdjaar betekent dat wel dat je niet meer aan de wedstrijd kunt deelnemen.) Neem hiervoor contact op met info@informaticaolympiade.nl . Wij zullen de gegevens binnen een maand aanpassen.
AUTORITEIT PERSOONSGEGEVENS
Natuurlijk helpen wij je graag verder als je klachten hebt over de verwerking van jouw persoonsgegevens. Mocht je er desondanks toch niet samen met ons uitkomen, dan heb je op grond van de privacywetgeving ook het recht om een klacht in te dienen bij de privacytoezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Je kunt hiervoor contact opnemen met www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.
